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いろいろ見てますが、SNSが最適かなあと思います。
案件ごとのグルーピングができたり、自分のスケジュールが
閲覧されたかどうか足跡がつきます。入り口となるTOPページには
お知らせが掲示できますし、ID・パスワードでの認証を行います。
(定期的変更を義務付けるとかしないとまずいですが)
個人用ページも設置できます。フォーマットの統一は決め事として
しまえばいいと思われます。

それでもあとクリアできないのがログ化です。
(あとIP制限かけれないです)
なんとかしてログ化できるものがないか、さらに探してみます。

いくつかSNSを上げておきます。