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いろいろ見てますが、SNSが最適かなあと思います。
案件ごとのグルーピングができたり、自分のスケジュールが
閲覧されたかどうか足跡がつきます。入り口となるTOPページには
お知らせが掲示できますし、ID・パスワードでの認証を行います。
（定期的変更を義務付けるとかしないとまずいですが）
個人用ページも設置できます。フォーマットの統一は決め事として
しまえばいいと思われます。
それでもあとクリアできないのがログ化です。
（あとIP制限かけれないです）
なんとかしてログ化できるものがないか、さらに探してみます。
いくつかSNSを上げておきます。
[[Grouptube>http://grouptube.jp/]]（有料）
[[フレカラ>http://www.friendlycolor.com/index.html]]
[[So-net SNS>http://http://www.so-net.ne.jp/sns/]]
